Schützenbruderschaft St. Michael 1870 Olsberg e.V.

 

Wir werden die Vereinsverwaltung in ein cloudbasiertes System überführen, um die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und die Arbeit zu erleichtern. So können alle Vorstandsmitglieder auf denselben Datenbestand zugreifen. Änderungen sind sofort für alle ersichtlich und werden transparent dokumentiert.

 

Wir haben uns für eine Umstellung auf das System easyVerein entschieden. Dort können wir die Mitgliederverwaltung, die Finanzverwaltung, die Sitzungsverwaltung, die Termin- und Adressverwaltung sowie Aufgabenlisten digital ablegen und gemeinsam bearbeiten. Ein Cloudspeicher ist ebenfalls Teil des Systems. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, die Lösung ist DSGVO-konform.
Im ersten Schritt soll die Mitgliederverwaltung auf das System umgestellt werden. Für die Umsetzung müssen wir die bisherigen Daten aufbereiten, um sie dann in easyVerein importieren zu können. Dies wird einiges an händischen Anpassungen nötig machen. Anschließend müssen die datenschutzrechtlichen Bedingungen geschaffen und die berechtigten Vorstandsmitglieder auf die Browser-Lösung sowie auf die Android-/iOS-App geschult werden.
Im nächsten Schritt soll auch die Buchhaltung umgestellt werden. Die Dienstleistungen des Steuerberaters sollen so weit wie möglich ersetzt werden, um die Kosten von easyVerein zu refinanzieren. Dabei soll die Bearbeitung der Belege nicht wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als bisher. Auch hier müssen die Vorstandsmitglieder geschult werden, um Belege einreichen zu können.
Weitere Teilbereiche wie die Aufgabenverwaltung sollen fortlaufend erweitert werden, etwa durch Integration der Durchführung der Vereinsveranstaltungen. Insbesondere im Hinblick auf das Kreisschützenfest 2023 sehen wir hier Potenzial für unsere Arbeit.
Perspektivisch könnte auch der Vereinsbeitritt digital abgewickelt werden.

 

Kategorie:
Kommunikation/Digitalisierung

Projektzeitraum: 04.08.2022 bis Ende offen